Der Bundesrat will die digitale Personalarbeit in Deutschland voranbringen. In seiner heutigen Sitzung beraten die Länder zwei Initiativen, die kleinen und mittleren Unternehmen spürbare Erleichterungen bringen sollen. Konkret geht es um weniger Dokumentationspflichten und einheitlichere Regeln.

Zwei Länder-Initiative für den Mittelstand

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Im Fokus der 1062. Bundesratssitzung stehen Vorschläge aus Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen. Beide zielen darauf ab, den bürokratischen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren – besonders im Arbeitsrecht und im Arbeitsschutz.

Der Antrag aus Baden-Württemberg (Drs. 30/26) fordert konkrete Erleichterungen bei den Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz. Zudem sollen die unterschiedlichen Schwellenwerte für Betriebs- und Unternehmensgrößen vereinheitlicht werden. Diese Unterschiede sorgen derzeit für Rechtsunsicherheit, besonders bei wachsenden Firmen.

Parallel liegt ein Gesetzentwurf aus Nordrhein-Westfalen (Drs. 735/25) vor. Dieser will überflüssige Bürokratie nicht nur im Arbeitsrecht, sondern auch im Strahlen- und Chemikalienschutz abbauen. Die Idee: Wenn Behörden weniger mit Routinepapierkram beschäftigt sind, können sie sich auf wirksamere Betriebskontrollen konzentrieren.

Digitale Verträge: Fortschritt mit Lücken

Die Diskussion knüpft direkt an das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) an. Seit Januar 2025 können Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform – also per E-Mail oder HR-System – übermitteln. Das ermöglicht vollständig digitale Einstellungsprozesse für unbefristete Stellen.

Doch die Reform hat Lücken gelassen. Für befristete Verträge gilt weiterhin die strenge Schriftform. Wird hier nur digital unterschrieben – ohne qualifizierte elektronische Signatur – ist die Befristung unwirksam. Das Ergebnis wäre automatisch ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Auch bei Kündigungen, Aufhebungsverträgen oder bestimmten Mitteilungen verlangt das Bürgerliche Gesetzbuch weiterhin die Originalunterschrift auf Papier. Für Personalabteilungen bedeutet das einen Medienbruch: digitale Prozesse für Stammbelegschaften, parallele Papierakten für befristete Kräfte und Austritte.

Wirtschaft drängt auf vollständige Digitalisierung

Verbände kritisieren diesen Zwiespalt seit Langem. Die teilweise Digitalisierung 2025 war ein Schritt in die richtige Richtung. Doch die anhaltenden Papierpflichten für befristete Verträge behindern effiziente Abläufe.

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Rechtsexperten halten die starre Schriftform inzwischen für überholt. In einer digitalen Wirtschaft, in der sichere E-Signaturen verfügbar sind, wirken diese Vorschriften wie aus der Zeit gefallen. Die parallelen Workflows kosten Zeit und Ressourcen – und machen einen Teil der Effizienzgewinne der ersten Digitalisierung wieder zunichte.

Besonders relevant sind die geplanten Erleichterungen im Mindestlohngesetz für Branchen mit hohem Dokumentationsaufwand: Gastgewerbe, Bau oder Logistik. Hier belasten tägliche Aufzeichnungspflichten kleinere Betriebe überproportional.

Was kommt auf Unternehmen zu?

Nach der Bundesratsdebatte werden die Fachausschüsse der Länder die Initiativen detailliert prüfen. Bei Zustimmung könnten sie als Grundlage für ein fünftes Entlastungspaket oder gezielte Gesetzesänderungen dienen. Eine mögliche Umsetzung wäre Ende 2026 oder Anfang 2027 denkbar.

Bis dahin müssen Unternehmen mit dem hybriden System leben. Rechtsberater empfehlen: Digitale Verträge nutzen, wo es erlaubt ist. Für Befristungen und Kündigungen aber weiterhin auf Papier oder qualifizierte elektronische Signaturen setzen. Diese Sorgfalt ist nötig, um teure Rechtsstreite zu vermeiden.

Die Initiativen zeigen, dass der politische Druck für mehr digitale Flexibilität wächst. Ob sich Bund und Länder auf das richtige Maß zwischen Bürokratieabbau und Arbeitnehmerschutz einigen können, wird die weitere Debatte zeigen. Für den Mittelstand geht es um spürbare Entlastung im Alltag.

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