Die „Fabasoft Personalakte“ dient der digitalen, zentralen, einheitlichen und DSGVO-konformen Verwaltung von Personalakten. Sie lässt sich in der Cloud oder als Appliance nutzen. Die Lösung bietet für Endanwender einfach zu bedienende grafische Werkzeuge, mit denen Geschäftsprozesse digitalisiert werden können.
Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einer Lösung, um ihre Personalakten digital aufzubewahren. Speziell die DSGVO hat die Verwaltung in Papierform praktisch unmöglich gemacht. Während sich viele Lösungen primär auf die „Datenverwaltung“ konzentrieren und damit lediglich das analoge Archiv ersetzen, bietet die Fabasoft Personalakte zusätzlich die Möglichkeit, dass HR-Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse selbst Prozesse rund um Dokumente in einer Personalakte modellieren können. Berechtigte Mitarbeiter der HR-Abteilung können über einfach zu bedienende Formulareditoren und grafische Prozesseditoren selbst Abläufe modellieren und für die eigene Organisation freigeben. Im Formular-Editor kann ein Benutzer per Drag & Drop seine Datenstruktur per Mausklick zusammenstellen, seien es Dokumenttypen oder gar Meta-Daten für ein Dokument.
Prozessmodellierung
Zur Modellierung von digitalen Workflows stehen fertige Prozessbausteine zur Verfügung, die je nach zu erledigender Aufgabe (z. B. Bearbeiten, Genehmigen, Freigeben etc.) verwendet werden können.
Diese Aufgaben werden in einem grafischen BPMN-Editor unterschiedlichen Prozessteilnehmern zugeordnet. Diese Zuordnung erfolgt im Optimalfall auf Basis von Rollen und nicht von bestimmten Personen, damit bei Zuständigkeitsänderungen die Workflows nicht angepasst werden müssen. Deshalb hat die Aufbauorganisation bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen eine sehr hohe Bedeutung.
Die Aufbauorganisation kann entweder manuell gepflegt oder falls vorhanden von Drittsystemen (z. B. SAP bzw. Microsoft Active Directory) importiert und laufend abgeglichen werden.
Der BPMN-Editor
Die digitalen Workflows werden im grafischen BPMN-Editor auf Basis des BPMN 2.0 Standards (Business Process Model and Notation 2.0) modelliert. BPMN 2.0 ist ein Standard der Object Management Group OMG und zudem der Standard 19510 der International Standards Organisation ISO.
Im BPMN-Editor kann der Benutzer dann grafisch Workflow-Diagramme ähnlich wie mit der Unified Modeling Language (UML) definieren. Der BPMN-Editor erlaubt es einem Fachanwender, komplexe Abläufe zu modellieren, die dann von der Fabasoft Workflow Engine interpretiert und ausgeführt werden können. Ein in den Editor integrierter Check ermöglicht dem HR-Mitarbeiter zu überprüfen, ob der Prozess, den er gerade modelliert oder importiert hat, auch tatsächlich in der gewünschten Weise und in der gewünschten Ablaufumgebung ausführbar ist. Je nach Berechtigung kann der HR-Mitarbeiter den Prozess selbst freigeben und seiner Organisation zur Verfügung stellen. Dieser Schritt kann auch durch den Administrator erfolgen. Es können auch vorhandene Prozesse, die dem BPMN 2.0 Standard genügen, in Fabasoft-Anwendungen importiert werden.
Die in einen Prozess integrierten Benutzer erhalten deren Tasks in einem sogenannten Arbeitsvorrat, aber natürlich auch eine Benachrichtigung per E-Mail. Mithilfe eines PCs, Laptops, Tablets oder auch Smartphones lassen sich diese Tasks bearbeiten. Die Fabasoft Personalakte kann dazu über den Browser und eine vollständige responsive Oberfläche (Responsive Design auf der Basis von HTML5) bedient werden, die in jeder Ausführungsumgebung jeweils angepasste Funktionalitäten bereitstellt. Wichtige, ständig wiederkehrende HR-Prozesse können damit vom HR-Team rasch, einfach und ohne IT-Unterstützung digitalisiert, standardisiert und beschleunigt werden.
Neben dem Freimachen von wertvollen Ressourcen in der HR-Abteilung ist so auch die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Prozesse gegeben, alle Daten werden DSGVO-konform verwaltet, und das HR-Team kann sich wichtigeren Aufgaben zuwenden wie etwa Führung 4.0 oder Skills Management. Die Anwendung lässt sich als Cloud-Lösung oder auf einer hochsicheren Appliance betreiben.
