Wenn Sie ein Immobilien-, Investment- oder Bankgeschäft haben, ist es entscheidend, einen sicheren Online-Bereich zum Verhandeln und Austausch vertraulicher Dokumente zu haben. Übliche Filehoster und E-Mail bieten keinen angemessenen Schutz, daher ist ihre Verwendung nicht immer sicher. Datenraum ist ein virtueller Raum, der die sichere Aufbewahrung und den Austausch von Dokumenten gewährleistet. Daher wählen die meisten großen Unternehmen VDR sowohl für die Teamarbeit als auch für Verhandlungen mit potenziellen Partnern und Kunden.

Wie kann man einen sicheren Datenraum auswählen?

Manchmal nennen sich Cloud-Speicher, die ein etwas höheres Schutzniveau als Dropbox haben, VDRs. Daher ist es sehr wichtig, genau zu verstehen, welchen Schutz ein virtueller Datenraum bieten sollte.

Achten Sie also bei der Auswahl eines Datenraums auf:

1. Verfügbarkeit von Übereinstimmungszertifikaten der internationalen Sicherheitsstandards. Alle VDRs müssen mindestens über ein ISO- oder SOC-Zertifikat verfügen. Wenn der virtuelle Raum nicht über eine solche Sicherheitsbestätigung verfügt, empfehlen wir, diese nicht zu verwenden.
2. Datenverschlüsselung. Die meisten VDRs verwenden eine 256-Bit-SSL-Datenverschlüsselung. Mit dieser Technologie kann man die Dokumente nicht nur während der Speicherung im virtuellen Raum, sondern auch während des Downloads schützen. Denn in diesem Moment können die Dateien leicht abgefangen und gestohlen werden.
3. Multi-Faktor-Benutzerauthentifizierung. Zum Schutz vertraulicher Daten reicht ein Passwort nicht aus. Um den virtuellen Raum vor Betrügern und Hackerangriffen zu schützen, muss man mindestens eine zweite Methode zur Identitätsprüfung verwenden.
4. Kontrolle der Zugriffsrechte. Der VDR-Administrator muss die Zugriffsebenen der Benutzer konfigurieren. Sie sollten in der Lage sein, das Anzeigen, Bearbeiten, Drucken und Herunterladen des Dokuments zu verhindern.
5. Wasserzeichen. Um wichtige Papiere vor dem Durchsickern zu schützen, empfehlen wir, virtuelle Räume mit der Möglichkeit zum Anbringen von Wasserzeichen zu wählen. Dank ihnen wird jeder, der das Dokument erhalten hat, seinen eigenen Code haben. Dank ihm kann man herausfinden, wer genau das Durchsickern vertraulicher Informationen verursacht hat.

Dies sind die grundlegenden Sicherheitsmerkmale, die ein guter virtueller Raum haben sollte.

3 sichere Datenräume für ihr Geschäft

Wenn Sie alle Ihre Dateien so gut wie möglich schützen müssen und keine Zeit haben, nach einem geeigneten Datenraum zu suchen, bieten wir Ihnen eine Auswahl der 3 besten VDRs. Weitere Informationen zu VDRs und ihren Vorteilen finden Sie unter https://datenraume.de/guide/.

DealRoom

Der Anbieter ist seit 2012 tätig und hat sich in dieser Zeit gut beweisen können. Diese Datenraum-Due-Diligence ist eine der sichersten unter den VDRs. Es wird aktiv für die Durchführung von M&A- Rechtsgeschäfte verwendet, bei denen maximale Vertraulichkeit und Vorsichtigkeit erforderlich sind. Neben einem hohen Schutzniveau bietet der virtuelle Raum eine übersichtliche und einfache Oberfläche. Sie ist selbst für Anfänger genug einfach zu meistern, sodass man keine Zeit für die Schulung aufwenden muss. Der virtuelle Raum verfügt über eine eingebaute künstliche Intelligenz, sodass viele Prozesse automatisiert sind. Beispielsweise kann DealRoom automatisch Transaktionen mit Ihren Daten auswählen.

FirmRoom

Dieser Datenraumanbieter ist bei großen Konzernen und Netzwerkunternehmen beliebt. Beispielsweise verwenden so große Unternehmer wie Pfizer und J.P. Morgan ihre VDRs. FirmRoom verwendet, wie frühere virtuelle Räume, am häufigsten für M&A- Rechtsgeschäfte und Due-Diligence-Prüfungen. Der Raum ist bequem zu nutzen, da er über alle notwendigen Tools für die Teamarbeit verfügt. Ja, der Service bietet die Integration mit Ihrem Office 365, Salesfors oder Stack. So können Sie Ihre gewohnten Programme in einem geschützten Raum nutzen. Ein weiterer netter Bonus ist der Preis. Laut Capterra-Bewertung im Jahr 2020 hatte FirmRoom den besten Preis.

iDeals

Datenraum-Due-Diligence für Rechtsgeschäftsabschlüsse. Es ist beliebt bei Rechts-, Finanz- und Beratungsunternehmen. Neben einem tadellosen Ruf in der Branche Sicherheit hat VDR viele gute Bewertungen zur Benutzerfreundlichkeit. Sie reagiert schnell auf Kundenanfragen und leistet Hilfestellung. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie im nächsten Augenblick die Verhandlungen mit einem potenziellen Partner aufnehmen möchten und technische Probleme haben.

Das Raum hat alles was man zum Arbeiten braucht:

• die Möglichkeit, Benutzerrechte zu konfigurieren;
• Dateinutzungsverlauf;
• automatische Indizierung usw.

Bevor Sie für die Dienste des Anbieters bezahlen, können Sie den VDR kostenlos testen.

Datenraum-Software hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Arbeitsprozesse online zu verlagern und sich keine Sorgen um die Sicherheit vertraulicher Daten zu machen. Führen Sie Ihr Geschäft bequem und VDR kümmert sich um den Schutz Ihrer Dokumente und Dateien!

Autor

Gastbeitrag, Gastbeiträge geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder.

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